Mapper
I BatchFlow bruger vi mapper til at vise fakturaerne afhængig af hvor langt de er i godkendelsesprocessen eller hvilken status dokumentet har.
Bemærk at en faktura godt kan blive vist i flere mapper, såfremt den opfylder kriterierne for at blive vist i mere end én mappe
Standardmapper
Her vises alle de mapper som man har i BatchFlow som standard.
Afhængig af hvilken mappe man befinder sig i, kan der være visse begrænsninger.
Fx findes nogle knapper kun i specifikke mapper, samt i nogle af mapperne kan hovedfelterne eller konteringen være låst for redigering.
Indbakke - Navn viser alle de fakturaer man har til godkendelse. Denne mapper viser noget forskellige afhængig af hvem man er logget ind som, da den viser ens egne dokumenter
Personligt arkiv viser alle de fakturaer man selv har været med til at godkende eller afvise, så man selv kan søge ens egne fakturaer frem.
Nye dokumenter viser alle dokumenter der ikke er blevet sendt i godkendelse endnu.
Alle dokumenter viser alle fakturaer der ikke er slettede. Denne mappe kan man bruge til at søge fakturaer frem på tværs af hele BatchFlow selskabet
Rediger viser alle fakturaer der endnu ikke har fået et bilagsnummer eller er slettet. Her kan man rette på en faktura der allerede er sendt i flow eller godkendt, hvis man fx finder en fejl i fakturanummeret eller kreditoren.
Under godkendelse indeholder alle de fakturaer der ligger til godkendelse hos en eller flere brugere.
Godkendte viser alle de fakturaer som er endeligt godkendt. Her vil man som standard kunne eksportere godkendte fakturaer til ens ERP-system.
Afventer eksport viser de fakturaer som er eksporteret, men ikke er blevet indlæst i ERP systemet endnu. Her kan de ligge op til 60 sekunder indtil ERP-systemet modtager dem.
Eksporterede mappen indeholder alle færdigt-behandlede fakturaer, som har modtaget bilagsnummer fra ERP-systemet. Her kan man fx søge alle bogførte fakturaer frem.
Fejl under eksport kan en faktura lande i hvis den fejler i eksport. Det kan fx være pga. en spærret kreditor eller en lukket konto. Man kan rette fejlen fra rediger-mappen og geneksportere fakturaen.
Afviste viser alle de fakturaer som en godkender har afvist.
Slettede mappen indeholder alle fakturaer som er blevet slettet. I BatchFlow ser vi stadig en slettet faktura som historik, så derfor kan man stadig se slettede fakturaer i denne mappe.
Hvis man ønsker en slettet faktura helt slettet eller genskabt, kan man kontakte Futurelink.
Rettigheder
Som standard kan alle brugere af Godkendere eller Godkendere (konteringsredigering) kun se sin indbakke og sit personlige arkiv - og alle brugere der er medlem af Administratorer eller Bogholdere kan se alle mapper.
Specialmapper og tilretning
I Futurelink har vi mulighed for at lave special tilretninger til eksisterende mapper eller oprette helt nye mappe der viser noget unikt.
Det kunne fx være:
En mappe der viser fakturaer med specifikke kriterier
En mappe der viser alle kørsler eller udlæg
En mappe til at vise alle fakturaer fra en specifikke kreditorer
Tilretning på hvilke felter der må rettes eller knapper i eksisterende mapper
Rækkefølgen på mapperne
Ændringer til rettigheder
Kontakt Futurelink for at høre mere om mulighederne og tilbud.