Hvis I bruger vores rejse- eller kørselsafregning har man mulighed for at opsætte automatisk flow, samt give brugere adgang til at vælge konti og dimensioner.

[ 1 Automatisk flow og kreditor ] [ 2 Dimensioner ] [ 3 Udlægstyper ] [ 4 Firmakort ] [ 5 Medarbejdernummer ]

Automatisk flow og kreditor

På hver bruger, kan man opsætte at alle udlæg og kørsler skal sendes til en eller flere godkendere automatisk.
Fra brugerkortet Administration -> Sikkerhed -> Brugere -> Dobbelt klik på en bruger kan man opsætte automatisk flow og kreditor.

Hvis bilaget skal godkendes af en enkelt bruger, vælges brugeren i Send til bruger listen.
Hvis man skal have flere godkendere på kan man i stedet vælge en eksisterende flowprofil fra Send i flow listen.
I Kreditor listen kan man vælge hvilken kreditor der skal påføres hver gang brugeren sender et udlæg eller kørsel ind i BatchFlow.

Hvis man ikke opsætter automatisk flow vil fakturaen havne i Nye Dokumenter som standard.
Hvis man ikke vælger en kreditor, vil bilaget blot have en blank kreditor.

Dimensioner

Hvis man gerne vil have sine brugere til at vælge en konto eller en dimension (fx projekt) når de laver udlæg og kørsler kan man opsætte dette i Travelopsætning-menuen.

Hvis en bruger vælger en dimension eller konto bliver den valgte værdi automatisk tilføjet i konteringen når brugeren sender bilaget til BatchFlow

Menuen kan findes i Værktøjer -> Travelopsætning

I denne menu vil der være en fane for hver dimension man har i BatchFlow.

Vis som felt i Travel gør at brugeren får adgang til at må vælge den angivne dimension i Travel.

Obligatorisk gør at brugeren skal udfylde dimensionen inden de må sende et bilag ind til BatchFlow.

Når man har aktiveret en dimension, skal man vælge hvilke værdier brugerne skal have lov til at vælge ved at sætte flueben i de ønskede værdier.

Man kan også oversætte navnene, for at gøre det nemmere for brugerne under Beskrivelse i Travel.

Dette kan gøres for konto og for alle dimensioner.

Hvis I benytter en dimension som ikke vises i Travelopsætning kan I kontakte Futurelink for at få den vist.

Udlægstyper

Som standard har man adgang til både udlæg og firmakort i vores Travel modul.
Hvis I kun benytter den ene eller den anden, kan man vælge dette.

Firmakort

Hvis I ikke benytter vores Split funktionalitet kan man opsætte at alle firmakort køb skal ind på en specifik kreditor, så bilagene kan blive godkendt.

Medarbejdernummer

Under travel fanen på brugerkortet skal man vælge brugerens tilsvarende medarbejder. Alle medarbejderne er hentet ud fra lønsystemet og bruges til at lønsystemet ved hvilken medarbejder kørslen eller udlægges skal udbetales til.