Split

Kontakt Futurelink for opsætning af denne funktionalitet

Intro

Split er en opsætning til BatchFlow der kan splitte en OIO faktura med mange posteringer ud i flere mindre fakturaer. Funktionen er primært tiltænkt til firmakort, hvor man modtager en månedlig afregning af alle selskabets firmakort. I stedet for at sende den store faktura med mange køb rundt til alle godkendere der har lavet en køb den pågældende måned til godkendelse, kan fakturaen splittes op på hvert firmakort og automatisk flowes ud til ejeren (+ så mange ekstra godkendere man ønsker via standard flowprofiler).

Her er nogle eksempler på de kreditorer vi splitter fakturaer på oftest:

  • Mastercard (Splittet på kortnummer)

  • Eurocard (Splittet på kortnummer)

  • Firstcard (Splittet på kortnummer)

  • Brobizz (Splittet på bilens registreringsnummer)


Når brugeren modtager sine egne firmakort-køb til godkendelse kan brugeren tilføje dokumentation ved at påføre bilag og kvitteringer direkte som vedhæftninger eller via vores rejseafregningsmodul.

Split-funktionalitet kræver et EAN/GLN nummer, da fakturaen skal modtages som elektronisk OIO-faktura

Original faktura & Split fakturaerne

Når man modtager firmakort fakturaen, læser systemet alle kortnumrene og grupperer dem per kortnummer helt automatisk.
Der vil automatisk blive oprettet en konteringslinje per køb, udfyldt med købets beløb og beskrivelsen i posteringstekst-feltet.

Disse 3 linjer fra OIO-fakturaen vil danne 2 bilag:

Original faktura

Split faktura 1

Split faktura 2

Eksempel på automatisk kontering



 

Opsætning af split og automatisk flow

Man kan opsætte automatisk flow fra split-fanen både via kreditor-kortet, men også direkte fra brugerkortet

Når Split er opsat på en kreditor, blive fremtidige fakturaer helt automatisk splittet, men man har mulighed for at opsætte at fakturaerne skal automatisk ud til kortejeren. Hvis man ikke opsætter automatisk flow, vil de blot ligge i “Nye Dokumenter”-mappen hvor man kan starte et flow manuelt.

Fra Split-fanen kan man se alle aktive kort for den pågældende kreditor. Nedenstående betyder at split-fakturaer på kortnummeret 547591xxxxxx7890 bliver automatisk sendt ud i godkendelses-flowet “Morten”

 

Man kan oprette flere ved at trykke på Tilføj knappen, eller slette eksisterende ved at markere dem og trykke på Slet-knappen.

Her skal man vælge brugeren der ejer kortet, hvilket flow der skal startes, samt indtaste kortnummeret præcis som det står på fakturaen (inkl. de 6 x’er i kortnummeret).

Hvert kortnummer kan kun have ét automatisk flow

Dokumentation af firmakort køb

Brugerne kan tilføje kvitteringer eller firmakort-afregniner på hver konteringslinje inden godkendelse.
Læs mere om dette her.

Det er muligt at gøre det obligatorisk at første godkender skal dokumentere alle køb inden de får lov til at godkende bilaget.

Bogføring af split fakturaer

Funktionaliteten er designet til at original-fakturaen betales og bogføres på en mellemregningskonto. Mellemregningskontoen vælges ud fra kontoplanen på kreditor-kortet, under Split-fanen:


Når split-fakturaerne bliver godkendt og bogført, bliver de bogført på den valgte konto i konteringen og modposteret på mellemregningskontoen.
Når alle split-fakturaer er godkendt og bogført burde mellemregningskontoen gå i 0.

Man kan altid holde oversigt over alle splitfakturaerne fra menupunktet under værktøjer.

Denne menu viser alle splitfakturaer der stadig ligger hos en bruger til godkendelse