Flowprofiler

Flowprofiler er skabeloner til hvem og hvor mange der skal godkende en faktura. Når man gerne vil sende en faktura til godkendelse, skal man vælge en flowprofil fra listen af aktive flowprofiler eller oprette et manuelt flow.

Oprettelse og redigering af flowprofiler

Flowprofiler kan oprettes af alle, som er medlem af administrator-gruppen i BatchFlow via menupunktet Flowadministration.

Open

I Flowadministrations-vinduet kan man se de eksisterende flowprofiler, samt oprette og redigere flowprofiler.

Open

-ikonet giver mulighed for at oprette en flowprofil og åbner et nyt vindue.

Først indtaster man et identificerende navn til flowprofilen og vælger flowtypen.

Stepflow sender fakturaen til alle de valgte brugere i prioriteret rækkefølge én af gangen. Hver gang en bruger godkender fakturaen, bliver den sendt til næste godkender i kæden. Først når fakturaen godkendes af sidste godkender i kæden eller en bruger har prokura (Beløbsgrænse) til at må godkende fakturaen bliver den endeligt godkendt.

Minimum antal godkendere kan benyttes til at tilsidesætte beløbsgrænsen, såfremt man altid ønsker fx minimum 2 godkendelser uanset godkenderens beløbsgrænse.

Multiflow sender fakturaen til alle de valgte brugere samtidig. Hvis man vælger denne flowtype, kommer der en ekstra fane regler. Her definerer man hvor mange der skal godkende eller afvise fakturaen før den er endeligt godkendt eller afvist. Når fakturaen når en af de ønskede kriterier (fx 2 godkendelser eller 1 afvisning), bliver den automatisk fjernet fra alle de resterende brugeres indbakker.

I Brugere-fanen, vælger man de brugere der skal godkende når man vælger flowprofilen. Venstre vindue viser alle aktive brugere, og højre vindue viser de valgte brugere.

I kreditor-fanen kan man vælge at dette flow skal startes automatisk på alle fakturaer fra en eller flere kreditorer. Se Automatisk Flow segmentet for mere information.

Aktiv-feltet bruges til at deaktivere en flowprofil, hvis man ikke længere ønsker at benytte den.

Manuelt flow

Manuelt flow er et alternativ til flowprofiler, hvor man kan starte flows til specifikke personer ad-hoc. Hvis funktionen er aktiveret og man klikker på ”Start godkendelse” mens flowprofil-feltet er tomt, åbnes et vindue hvor man kan søge på en eller flere personer som skal godkende fakturaen.

Ligesom i stepflows, definerer Minimum antal godkendere hvor mange personer der skal godkende fakturaen, uanset brugerens beløbsgrænse.

Beløbsgrænser og beløbsgodkendere

Beløbsgrænser bruges til at manipulere hvor mange brugere der skal godkende en faktura baseret på fakturaens beløb. Når en bruger godkender en faktura, hvor brugerens prokura overstiger fakturabeløbet, kan fakturaen blive endeligt godkendt uden at blive sendt videre til næste godkender, selvom der måtte være flere godkendere efter brugeren i flowprofilen.

Fra brugeradministrations vinduet kan man opsætte individuelle beløbsgrænser på brugerniveau.

Som standard er en brugers prokura 0 kroner, hvilket betyder at den altid bliver sendt videre til næste godkender lige meget fakturabeløbet.

Beløbsgodkendere er et ekstraordinært flow man kan opsætte fra Flowadministration i beløbsgodkendere-fanen.

Når en faktura er endeligt godkendt, og man har opsat et beløbsgodkender-flow bliver det valgte flow startet som et ekstra flow hvis fakturaen overstiger det indtastede beløb.

Dette kan fx bruges til at sende alle fakturaer over 100.000 kroner ud til en ekstra godkendelse hos en direktør, som en ekstra kontrol.

Prokura baseret på dokumenttype

Med denne indstilling kan man opsætte beløbsgrænser baseret på hvilken type dokument bilaget er ved godkendelse.

Under brugeren er der en prokura fane.

Med tilføj knappen vælger man blot en dokumenttype og indtaster et beløb.

Man kan også rette eksisterende beløbsgrænser ved at klikke ret eller fjerne dem helt med slet.

Det er muligt at opsætte beløbsgrænser på alle dokumenttyper, og hvis der er nogen hvor der ikke er opsat en konkret beløbsgrænser benyttes den globale beløbsgrænse på brugeren i stedet.