Varematch

Er tilgængeligt som tilvalg til Uniconta

Løsningen faciliterer et match mellem varefaktura og indkøbsordre. Der håndteres delleverancer, og matcher antallet fra fakturalinjen mod det modtagne antal på indkøbsordren, opdateres det fakturerede antal, når der faktureres.  Kommer der flere fakturaer på samme indkøb, vil det blive håndteret. Det kan ikke håndteres, at der er flere indkøb på samme faktura. 

 

Match indkøbsfaktura og indkøbsordre

  • Indkøbsordrenr. forsøges fundet i felterne:

    • Indkøbsordrenr./rekvisitionsnr.

    • Købers ordrenr.
      Det antages, at der findes ét indkøbsordrenr. pr. faktura (hovedfelt), og at en indkøbsordre ikke er fordelt over flere fakturaer.

  • Varelinjer af løftes automatisk på OIO-fakturaer.
    Varelinjer på PDF/TIF-faktura af løftes af FutureLinks partner, Paperflow.

  • Varelinjer vises, og kan redigeres i BatchFlow, inden disse bliver matchet op i mod Uniconta. 

  • Varenumre hentes fra Uniconta, så de manuelt kan sættes på varelinjer, hvis der ikke findes et match.

  • Fragt, emballage, gebyr m.m. kan tilføjes i BatchFlow, hvis de ikke er angivet/af løftet som varelinjer.
    Indkøbsordren opdateres med de ekstra linjer.
    Det angives i opsætningen af Match for hvilke varegrupper, det er tilladt at oprette ekstra linjer på indkøbsordren.

  • Når indkøbsfakturaen har været igennem godkendelsesprocessen i BatchFlow, klikker brugeren på ”Eksporter”-knappen.
    Fakturaen matches mod Uniconta, hvis dokumenttypen er sat til ”Varefaktura” og ordrenr. er udfyldt i BatchFlow.

    Her tjekkes på at følgende matcher i Uniconta:

    • Indkøbsordrenr.

    • For hver linje:

      • Varenr.
        Der matches både på leverandørens varenummer samt eget varenummer.
        (Denne mapning foretages i Uniconta ved hjælp af Varenavnegrupper)

      • Antal/stk. modtaget
        Antal/stk. matches mod indkøbsordre i Uniconta.
        Der matches på antal/stk. fra fakturalinjen mod det modtaget antal på indkøbsordre, og opdaterer det fakturerede antal, når der faktureres

      • Linjetotal

      • Momstjek
        Ordrens stk.pris gange fakturaantal er lig fakturaens linjetotal
        (Ordrens stk.pris * fakturalinjens antal = fakturalinjens total)

  • Kan samtlige linjer matches, udfyldes felterne ”Fakturabeløb” og ”Indtastet momsbeløb” på indkøbsordren med beløb fra fakturaen. Dette er for at sikre, at det som bliver faktureret i Uniconta, stemmer overens med det som står på fakturaen, inden fakturering af ordren foretages.

  • Stemmer ”Faturabeløb” og ”Indtastet momsbeløb” ikke overens med det det, som faktureringen vil afstedkomme, fejles fakturaen og lægges i ”Fejl under eksport i BatchFlow”.

  • Såfremt alt stemmer, eksporteres fakturaen til Unicontas Indkøbsordremodul, hvor den bogføres.
    Fakturaen fra BatchFlow gemmes på de enkelte transaktioner, der kommer fra faktureringen.

  • Stemmer det ikke, bliver fakturaen lagt ned i mappen ”Fejl under eksport” med en beskrivelse af fejlen (i Historik).

 

Der tages følgende forbehold i match mod Uniconta:

  • Der må kun være én ordre pr. faktura

  • Det samme varenummer må ikke fremtræde flere gange pr. ordre eller faktura

  • Rabatter, fragt og afgifter påføres som linjer

  • Rabatter påføres som en negativ linje

  • Der matches på, om kreditor på ordre og på faktura er den samme.

  • Der matches på antal/stk. og stykpris
    (Antal/stk. skal være mindre eller lig med det resterende antal, der er på ordren)

  • Når der oprettes en ordre i Uniconta, skal der genereres en Rekvisition (ellers er der funktioner, som ikke virker i Uniconta)Bliver hele ordren faktureret, slettes denne fra Uniconta

  • Bliver kun dele af en linje faktureret, vil feltet Faktureret på linjen afspejle det fakturerede antal

  • Fakturaen fra leverandøren gemmes i Uniconta som fysisk bilag

  • Fakturaen betragtes som en varefaktura, når Type er sat til "Varefaktura" og “Ordrenr.” er udfyldt i BatchFlow