Brugeradministration
- Rune Juul
- Morten Kjær
Du skal være administrator for at have rettigheder til se Brugeradministration
Er du administrator, har du adgang til menuen Indstillinger i nederste venstre hjørne i Selskabsoversigt.
Under Indstillinger har du afgang til Brugeradministration.
I Brugeradministration oprettes nye brugere, og eksisterende brugere tilføjes eller fjernes fra selskaber.
Oversigten over brugere viser brugere i de selskaber, som du har ret til at administrere.
Oversigten viser de første 100 brugere, og er sorteret alfabetisk på brugerens navn.
I øverste højre hjørne kan du se, hvor mange brugere der er vist i listen, og hvor mange brugere du har rettigheder til at administrere i alt.
Brug søgefeltet til at søge efter brugere på navn eller e-mail. Listen med brugere afgrænses løbende, som der indtastes i søgefeltet.
Opret bruger
En ny bruger oprettes ved at klikke på den grønne knap “Opret ny bruger”.
Det er obligatorisk at udfylde brugerens navn og e-mail.
Brugeren oprettes som standard i de valgte selskaber med brugerens initialer (alt før @ i e-mail-adressen).
Det er muligt, at brugeren oprettes i valgte selskaber med hele e-mail-adressen.
Kontakt FututureLink hvis dette ønskes.
Sprog angiver, hvad den nye bruger som standard skal benytte, når de logger ind, og sproget i den e-mail, som brugeren modtager ved oprettelse.
Tilføj selskaber
Sæt flueben i de selskaber, som brugeren skal have adgang til.
Gruppeskabelon
Gruppeskabeloner bruges til hurtigere at kunne tildele rettigheder til den nye bruger.
Skabelonen bruges kun til at tildele brugerens rettigheder ved oprettelse.
Ønskes en eksisterende brugers rettigheder ændret, gøres dette på brugeren i det enkelte selskab.
Opret gruppeskabelon
Opret en gruppeskabelon for de forskellige roller, der er i selskabet, som har forskellige rettigheder.
En ny skabelon oprettes ved at klikke på den grønne knap.
Angiv navnet for “rollen” i selskabet, og sæt flueben ud for de grupper, som brugeren skal være medlem af.
Dette angiver, hvilke rettigheder brugeren har i det respektive selskab.
Rediger gruppeskabelon
Klik på den orange knap for at redigere en eksisterende gruppeskabelon.
Slet gruppeskabelon
Klik på den røde knap for at slette en eksisterende gruppeskabelon.
Tilføj og fjern selskaber
Klik på en bruger for at se, hvilke selskaber brugeren er tilknyttet.
Klik på “Tilføj” for at tilføje en bruger til et selskab.
Klik på “Fjern” for at fjerne en bruger fra et selskab.
Klik på “Fjern alle” for at fjerne brugeren fra alle selskaber i listen.
Fjernes en bruger fra et selskab, vil brugeren ikke længere have adgang til selskabet, eller blive vist i oversigten over brugere inde i det respektive selskab.
Send mail med dokumenter til godkendelse
Du kan vælge, om brugeren skal modtage mails med dokumenter til godkendelse.
Denne funktion er sat til som standard, når der oprettes en ny bruger.
Out of Office
Du kan i brugeroversigten se, hvilke brugere der er “Out of office” ved at klikke på “Out of Office”
Sæt bruger Out of Office
Vælg den bruger, du ønsker at sætte Out of Office og klik på den orange “Out of Office”-knap.
Denne åbner et vindue, hvor du kan sætte brugeren Out of Office.
Se afsnittet Out of Office på Brugerprofil.
Fjern bruger
Vælg den bruger, du ønsker at fjerne fra et eller flere selskaber.
Klik på Fjern ud fra de selskaber, som brugeren skal fjernes fra, eller klik på Fjern alle for at fjerne brugeren fra alle selskaber.
Når en bruger fjernes fra et enkelt selskab, er der mulighed for at:
Sende dokumenter der ligger til godkendelse i brugerens Indbakke til en anden bruger eller flow
Erstatte brugeren i alle aktive flows med en anden bruger eller flow
Erstatte brugeren i alle flowprofiler med en anden bruger
Fjernes en bruger fra alle selskaber, vil en besked vises med de selskaber, hvor brugeren har aktive dokumenter (i brugerens Indbakke).
Brugeren skal fjernes fra alle disse selskaber, og der skal tages stilling til, hvad der skal ske med dokumenterne i brugerens Indbakke, samt hvem brugeren skal erstattes af i aktive flow og flowprofiler, som beskrevet ovenfor.
Info omkring inaktive brugere og brugerlisten:
Administratorer kan kun se og administrere de brugere der er medlemmer af selskaber, som administratoren har administrator-rettigheder i.
Når en bruger er blevet fjernet fra alle selskaber, vil de ikke længere fremgå i brugerlisten.
Hvis man tilføjer en tidligere inaktiv bruger til samme selskab, vil deres gamle bruger blive genaktiveret, så de stadig bibeholder deres tidligere personlige arkiv mm.
Dette gøres ved oprette dem som om de er en ny bruger, hvorefter der tjekkes for om brugeren har fandtes tidligere og brugeren genaktiveres.
Redigering af bruger
Når brugeren er oprettet kan man også finde dem inde i selskabet under Administration -> Sikkerhed -> Brugere.
Her vil man kunne se alle ens brugere, deres beløbsgrænser, flows, grupper mm.
Hvis man dobbelt klikker på en bruger, vil deres brugerkort åbne, hvor man kan rette på deres beløbsgrænse, grupper og beskrivelse.
Hvis man benytter vores Travel-modul, Pleo-modul eller Split-modul vil der være ekstra faner til opsætning af disse moduler her også.