Firmakort

Owned by Morten Kjær
Last updated: Aug 31, 2022
3 min read

Oprettelse af firmakort afregninger fungerer på præcis samme måde som oprettelsen af udlæg med en enkelt forskel.

Når man har uploadet billedet skal man blot klikke på Firmakort-knappen mellem felterne og kvitteringen inden man sender kvitteringen ind til BatchFlow:


Der er 2 måder dit firmas BatchFlow kan være opsat på:

  1. Når du indsender en firmakort afregning laver den et bilag præcis ligesom udlæg, men de bliver ikke udbetalt til dig ligesom med private udlæg.

  2. Alternativt kan det være at de blive indsendt til “Skyen”, og venter på en såkaldt Split-faktura, der indeholder alle dine firmakort køb inden for den sidste måned.

Dokumentation af firmakort-køb

Hvis dit firma kører med løsning nummer 2 kan du dokumentere dine firmakort køb ved at følge denne guide.

1. Ca. én gang om måneden vil du modtage et bilag der ligner dette, hvis du har lavet nogle køb på dit firmakort

2. Bilaget vil have en konteringslinje per køb med beløb og beskrivelse

 

3. På papirklippen ud for hver linje kan du tilføje en firmakort kvittering.
Hvis du vælger Travel kan du vælge et af dine tidligere indsendte firmakort bilag.
Hvis du vælger Lokal kan du vælge et billede eller PDF fra din computer.

Lokal upload tilføjer ikke noget dokumentation. Spørg din bogholder eller BatchFlow administrator hvis du er i tvivl om hvilken metode du skal benytte, da det kan variere hvor meget dokumentation din bogholder kræver

4. Ved Travel får du en popup der viser alle dine indsendte firmabilag der ikke er blevet brugt endnu.
Ved Lokal vælger du blot den ønskede kvittering fra din PC eller mobil.
Vælg den kvittering der matcher købet på konteringslinjen og klik vedhæft.

5. Nu er kvitteringen lagt på linjen, hvilket du kan bekræfte ved at papirklipsen skifter udseende til et grønt øje. Kvitteringen kan nu vises ved at klikke på øjet, eller som vedhæftninger under “Filer”-fanen.

Hvis du løbende indsender dine firmakort bilag vil de automatisk blive vedhæftet på konteringslinjerne hvis købsdato og beløb matcher et af dine indsendte bilag, så du kan med fordel oprette dem løbende for at spare noget tid


6. Gentag processen for alle linjerne på firmakort fakturaen.

Bemærk at hvis dit firma har krav til konteringen, som fx at konto, projekt eller afdeling er obligatoriske, så skal disse felter stadig udfyldes på hver konteringslinje inden du kan godkende.