Udlæg
- Morten Kjær
Upload af bilag
For at oprette et nyt udlæg klikker du på kameraet fra rejseafregnings-siden.
På mobil kan du tage et nyt billede af kvitteringen med dit mobilkamera eller vælge et billede fra dit galleri.
Fra en PC kan du vælge et billede eller PDF fra din computer.
Dokumentering
Efter at have uploadet billedet, skal der som standard udfyldes beløb, beskrivelse, deltagere og omkostningssted inden udlægget kan indsendes.
Du kan også uploade billedet, og gemme udlægget med dette samme på gem-ikonet - og så udfylde de nødvendige felter senere når du har tid.
Købsdato bliver automatisk udfyldt med den dato man uploadede billedet, men kan rettes såfremt det er et ældre bilag.
Valuta skal vælges hvis købet differentierer fra selskabets standard-valuta (DKK for de fleste selskaber)
Hvis aktiveret kan det også være at du skal vælge en konto eller dimension (fx afdeling eller projekt) på dit udlæg inden du må sende det ind. Dette er opsat af jeres BatchFlow administrator eller bogholder, som du bedes kontakte såfremt du mangler et ønsket værdi eller har spørgsmål.
Begivenhed kan bruges som en kategori eller et label, så du selv kan holde styr på hvilke udlæg der omhandler hvilke begivenheder hvis du har mange udlæg. Når du opretter en ny begivenhed vil du kunne vælge den i listen på fremtidige bilag indtil du sender alle bilag ind fra den begivenhed - hvorefter den forsvinder fra listen.
Indsendelse
Når dit bilag er klar til at blive godkendt kan du trykke på indsend-ikonet.
Hvis nogle felter mangler at blive udfyldt, vil du blive gjort opmærksom på dette.
Hvis du har flere bilag, kan du lave en samlet rejseafregning fra indbakken via samle-ikonet.
Her får du mulighed for at tjekke et antal af dine færdige bilag af og sende to eller flere udlæg ind sammen på én gang. Her kan du også bruge dine begivenheder til at se hvilke kvitteringer der omhandler hvad.