Almen brug af BatchFlow (web)

[ 1 Indbakke ] [ 2 Arkiv ] [ 3 Godkendelse ] [ 4 Afvisning ] [ 5 Kontering ] [ 6 Noter ] [ 7 Vedhæftninger ] [ 8 Hovedfelter ] [ 9 Historik ] [ 10 Flow ] [ 11 Print, mail og gem ]

I denne oversigt vil du kunne finde information og guides til alle de funktioner og knapper man bruger mest i den daglige brug af BatchFlow. Du kan benytte BatchFlow.dk på både PC, MAC, mobil og tablet.

BatchFlow har ikke en dedikeret Android / iOS app, men på de fleste mobiltelefoner kan man tilføje BatchFlow.dk på hjemmeskærmen, fx ved at følge denne Guide.

Læs mere om hvordan du logger ind her: https://futurelinkdevelopment.atlassian.net/wiki/spaces/BF/pages/1576697857
Og hvordan du tilgår et selskab her: https://futurelinkdevelopment.atlassian.net/wiki/spaces/BF/pages/1576796173

Indbakke

Når du logger ind i på BatchFlow.dk vil du se alle de fakturaer du har til godkendelse lige nu. De fakturaer du ser ligger som udgangspunkt kun i din indbakke, og det er derfor kun dig der kan tage stilling til om de skal godkendes eller afvises. Tryk på en faktura for at få den vist.

Hvis du modtager en mail om at du har fakturaer til godkendelse, men ikke kan se nogle fakturaer i din indbakke, har din BatchFlow administrator måske glemt at give dig rettigheder. Kontakt dit bogholderi eller BatchFlow administrator hvis du oplever dette.


På hver faktura kan du se hvem der tidligere har godkendt fakturaen og hvornår ved at svæve musen over Godkendere.

Du kan også se eventuelle noter på samme måde.

Læs om Søgning og Filtre her: https://futurelinkdevelopment.atlassian.net/wiki/spaces/BF/pages/1654980641

Arkiv

I fanen arkiv kan du se alle de fakturaer du selv har været med til at godkende, samt status.

Du kan søge lige præcis de fakturaer du skal bruge frem ved hjælp af Søgning og Filtre.
Læs mere om dem her: https://futurelinkdevelopment.atlassian.net/wiki/spaces/BF/pages/1654980641

Godkendelse

Når du trykker på en faktura vil den åbne med selve fakturaen til højre og kontering, samt menupunkter til venstre.

Du kan trække i den vertikale grå bjælke til venstre for fakturaen for at gøre faktura-billedet større eller mindre

I bunden af menuen til venstre kan du trykke på Godkend knappen for at godkende fakturaen. Fakturaen vil herefter forsvinder fra din indbakke og blive endeligt godkendt eller videresendt til næste godkender.

Det er muligt at du får en pop-up med en besked når du godkender såfremt dit firma har opsat at specifikke felter skal være udfyldt inden du må godkende. Det kan fx være at du mangler at kontere bilaget.
Hvis du skal kontere bilaget kan du læse mere om det her: https://futurelinkdevelopment.atlassian.net/wiki/spaces/BF/pages/1629585418

Hvis du gerne vil have at den åbner næste faktura automatisk kan du se hvordan man slår det til her:
https://futurelinkdevelopment.atlassian.net/wiki/spaces/BF/pages/1576861699/Brugerprofil+web#Indstillinger

Afvisning

Hvis du gerne vil afvise fakturaen trykker du på Afvis knappen

Når du afviser en faktura skal du som standard udfylde en besked om hvorfor (Minimum 10 karakterer), så dit bogholderi ved hvad der skal ske med fakturaen efterfølgende og ved hvorfor du afviser den.

Kontering

I konteringsfanen kan du se konteringen.
Hvis du har rettigheder til det kan du også oprette, redigere og slette kontering.
Du kan læse mere om kontering her: https://futurelinkdevelopment.atlassian.net/wiki/spaces/BF/pages/1629585418

Noter

I noter fanen kan du læse noter fra andre brugere og tilføje dine egne noter. Det kan fx være et notat til næste godkender eller til dig selv.

Vedhæftninger

I filer fanen kan du tilføje vedhæftninger hvis du fx har et vigtigt dokument, en mail, et excel ark eller ordrebekræftelse der hører til fakturaen.

Du kan vælge en fil fra din computer eller et Travel-bilag når du vedhæfter en fil.

Hvis du klikker på en vedhæftning åbner den automatisk. Du kan også se eventuelle vedhæftninger som ekstra faner på fakturaen.

 

Hovedfelter

I info fanen kan du se stamdata på fakturaen. De er som standard skrivebeskyttede, men hvis dit selskab har åbnet for felterne, vil du kunne rette på felterne som fx fakturanummer, beløb, kreditor og ordrenummer.
Felterne bliver automatisk gemt når du klikker ud af et felt.

Historik

I historik fanen kan du se alle hændelser på fakturaen som fx hvem der har rettet et felt, tilføjet kontering, godkendt, afvist mm.

Alle handlinger på fakturaen bliver logget i BatchFlow så man altid kan følge fakturaen i detaljer fra modtagelse til betaling.

Flow

Flow er ikke aktiveret som standard. Kontakt Futurelink for at få opsat denne funktionalitet

Hvis aktiveret vil du kunne se en flow-pil når du klikker på den udvidede menu

Udvid menupunktet

Denne pil vil lade dig videresend en faktura til godkendelse hos en anden bruger eller starte et helt nyt godkendelsesflow. Du vil kunne se en eller flere af disse muligheder afhængig af jeres opsætning i BatchFlow.

 

  1. Manuelt Flow vil starte et nyt godkendelses flow til helt specifikke brugere du vælger i kronologisk rækkefølge. Vælg de brugere du gerne vil sende fakturaen til. Når du har valgt alle de ønskede brugere trykker du på Flow knappen.

     

  2. Flowprofil giver dig lov til at vælge en af de eksisterende flow skabeloner. Tryk på Flow når du har valgt den ønskede flowprofil.

     

  3. I Videresend kan du vælge at sende fakturaen til en enkelt anden bruger. Du vælger selv om brugeren godkender på vegne af dig, eller om fakturaen skal retur til dig efter den valgte bruger har godkendt fakturaen.

Print, mail og gem

I den udvidede menu har du også mulighed for at print, maile og gemme den valgte faktura


Hvis du klikker på en af knapperne vil du få muligheden for at inkludere diverse data som fx kontering, noter og historik.
Du vælger også om det hele skal lægges sammen til én PDF eller om du vil have felter, vedhæftninger, noter, historik mm. i separate filer, samlet i en .zip mappe.