For at kunne have relevante kreditorer, konti og dimensioner til rådighed i Batchflow, når en omkostningsfaktura skal konteres og godkendes, kan lister med disse oplysninger indlæses i BatchFlow fra økonomisystemet. Derudover udlæses godkendte omkostningsfaktura også fra BatchFlow til ERP-systemet.

Udveksling af data sker via XML-filer.
BatchFlow kan modtage lister med:

• finanskonti (AccountSchedule.xml)

• dimensioner (DimensionSchedule.xml)

• kreditorer (CreditorSchedule.xml).

Den konterede og godkendte kreditorfaktura overføres til økonomisystemet efter behov (GLPosting.xml). Når en faktura bogføres, skal der sendes en fil retur til BatchFlow (AnnexNo.xml), som indeholder bilagsnummeret.

Filnavene på XML-filerne er valgfrie, da det er ”Procname” i XML-filen, som BatchFlow skelner filerne på.

I økonomisystemet indlæses GLPosting.xml i en kassekladde (evt. via en importkladde, der validerer).
Når en økonomimedarbejder bogfører kladden, tildeles bilagsnummer.
For at sikre sporbarhed mellem bogføringen i økonomisystemet og BatchFlow, kan BatchFlow modtage en fil med økonomisystemets bilagsnummer (annexNo.xml).

I afnittene Import og Eksport illustreres sammenhængen mellem BatchFlow og økonomisystemet, ligesom der er angivet eksempler på værdier og XML-filernes indhold.