Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 2 Next »

In this overview, you will find information and guides for all the functions and buttons used most frequently in the daily use of BatchFlow. You can use BatchFlow.dk on both PC, MAC, mobile, and tablet devices.


BatchFlow does not have a dedicated Android / iOS app, but on most mobile phones, you can add http://BatchFlow.dk to your home screen, for example by following this Guide.


BatchFlow har ikke en dedikeret Android / iOS app, men på de fleste mobiltelefoner kan man tilføje BatchFlow.dk på hjemmeskærmen, fx ved at følge denne Guide.

Read more about how to log in here: Log in and password (web)
And how to access a company here: Company Overview (web)

Inbox

When you log in to BatchFlow.dk, you will see all the invoices you have pending approval right now. These invoices are initially located only in your inbox, so only you can decide whether to approve or reject them. Click on an invoice to view it.

If you receive an email notifying you of invoices for approval but cannot see any invoices in your inbox, your BatchFlow administrator may have forgotten to grant you permissions. Please contact your accounting department or BatchFlow administrator if you experience this issue.


On each invoice, you can see who has previously approved the invoice and when by hovering over Approvers.

You can also view any notes in the same manner.

Læs om Søgning og Filtre her: Search and filters (web)

Archive

In the Archive tab, you can view all the invoices you have approved, along with their status.

You can search for the exact invoices you need using Search and Filters.
Read more about them here: Search and filters (web)

Approval

When you click on an invoice, it will open with the actual invoice displayed on the right side and accounting details, as well as menu options, on the left side.

You can drag the vertical gray bar to the left of the invoice to resize the invoice image larger or smaller.

At the bottom of the menu on the left, you can press the Approve button to approve the invoice. After approval, the invoice will disappear from your inbox and be finally approved or forwarded to the next approver.

You may receive a pop-up message when approving if your company has set up specific fields that need to be filled out before approval, such as missing accounting details.
If you need to fill out accounting details, you can read more about it here: Accounting (web)

If you want it to automatically open the next invoice, you can find out how to enable that feature here:
User profile (web)

Rejecting

If you want to reject the invoice, press the Reject button.

When you reject an invoice, you are required to provide a reason by default (minimum 10 characters). This helps your accounting team understand what needs to happen with the invoice next and why you are rejecting it.

Accounting

In the accounting tab, you can see the accounting details.
If you have permissions, you can also create, edit, and delete accounting entries.
You can read more about accounting here: Accounting (web)

Noter

I noter fanen kan du læse noter fra andre brugere og tilføje dine egne noter. Det kan fx være et notat til næste godkender eller til dig selv.

Vedhæftninger

I filer fanen kan du tilføje vedhæftninger hvis du fx har et vigtigt dokument, en mail, et excel ark eller ordrebekræftelse der hører til fakturaen.

Du kan vælge en fil fra din computer eller et /wiki/spaces/BFE/pages/1905427415 når du vedhæfter en fil.

Hvis du klikker på en vedhæftning åbner den automatisk. Du kan også se eventuelle vedhæftninger som ekstra faner på fakturaen.

Hovedfelter

I info fanen kan du se stamdata på fakturaen. De er som standard skrivebeskyttede, men hvis dit selskab har åbnet for felterne, vil du kunne rette på felterne som fx fakturanummer, beløb, kreditor og ordrenummer.
Felterne bliver automatisk gemt når du klikker ud af et felt.

Historik

I historik fanen kan du se alle hændelser på fakturaen som fx hvem der har rettet et felt, tilføjet kontering, godkendt, afvist mm.

Alle handlinger på fakturaen bliver logget i BatchFlow så man altid kan følge fakturaen i detaljer fra modtagelse til betaling.

Flow

Flow er ikke aktiveret som standard. Kontakt Futurelink for at få opsat denne funktionalitet

Hvis aktiveret vil du kunne se en flow-pil når du klikker på den udvidede menu

Denne pil vil lade dig videresend en faktura til godkendelse hos en anden bruger eller starte et helt nyt godkendelsesflow. Du vil kunne se en eller flere af disse muligheder afhængig af jeres opsætning i BatchFlow.

  1. Manuelt Flow vil starte et nyt godkendelses flow til helt specifikke brugere du vælger i kronologisk rækkefølge. Vælg de brugere du gerne vil sende fakturaen til. Når du har valgt alle de ønskede brugere trykker du på Flow knappen.

  2. Flowprofil giver dig lov til at vælge en af de eksisterende flow skabeloner. Tryk på Flow når du har valgt den ønskede flowprofil.

  3. I Videresend kan du vælge at sende fakturaen til en enkelt anden bruger. Du vælger selv om brugeren godkender på vegne af dig, eller om fakturaen skal retur til dig efter den valgte bruger har godkendt fakturaen.

Print, mail og gem

I den udvidede menu har du også mulighed for at print, maile og gemme den valgte faktura


Hvis du klikker på en af knapperne vil du få muligheden for at inkludere diverse data som fx kontering, noter og historik.
Du vælger også om det hele skal lægges sammen til én PDF eller om du vil have felter, vedhæftninger, noter, historik mm. i separate filer, samlet i en .zip mappe.

  • No labels