| Table of Contents | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Hvis alle varelinjer ikke kan matches med indkøbsordrelinjer vil det være nødvendigt at matche de resterende linjer manuelt.
Match linjer
Farvekoder
En hel matchet linje vil vises som grøn
...
En linje der mangler at blive matchet vil vises som hvid. Match
For at matche en linje klikke man blot på boksen til venstre på varelinjen og i boksen på den tilsvarende indkøbslinje man gerne vil matche. Når linjerne er markeret klikker man matchIf not all item lines can be matched with purchase order lines, it will be necessary to manually match the remaining lines.
Match lines
Color codes
A fully matched line will be displayed in green
...
A partially matched line will be displayed in yellow , with the values that do not match shown in red.
...
A line that has yet to be matched will be displayed in white.
Match
To match a line, simply click on the box to the left of the item line and in the box on the corresponding purchase line you want to match. Once the lines are selected, click Match.
...
Match flere linjer
Hvis en varelinje er opdelt på flere linjer, men man kun har én linje på sin indkøbsordre kan man markere flere varelinjer til én indkøbsordrelinje.
...
Det er også muligt at matche én varelinje med flere linjer på indkøbsordren.
Redigering af varelinjer
Du kan ikke redigere varelinjer der allerede er matchet til en indkøbsordrelinje
Man kan hurtigt rette på fakturaens varelinjer ved at klikke på Rediger Varelinjer
...
Redigering
Det kan være nødvendigt at rette en varelinje hvis den fx er blevet afløftet forkert. Når redigering er aktiv kan man frit redigere alle linjer, som ikke er færdigt-matchede.
...
Oprettelse
Man kan oprette en ny linje ved at klikke på plusset.
...
Sletning
Når redigering er aktiv kan man slette en varelinje ved at klikke på skraldspands-ikonet ud for varelinjen.
...
Gem ændringer
Når man er færdig med at redigere skal man trykke på Gem varelinjer
...
Vis faktura
Hvis der mangler linjer eller gerne vil redigere linjerne samtidig med at man kan se fakturaen, kan man bruge Vis Faktura knappen.
...
Så kan man se hele fakturaen mens man retter og tilføjer varelinjer.
...
Accepter difference
...
Det vil også være muligt at “lukke” indkøbslinjen i BatchFlow så vi ikke forsøger at matche med den linje igen.
...
Tillæg / Ydelse / Service
| Note |
|---|
Tillæg kan fungere forskelligt afhængig af om man bruger SAP B1 eller Uniconta. |
Når en faktura ankommer til BatchFlow og bliver matchet, vil den forsøge at finde ud af om en linje er en varelinje eller et tillæg. Hvordan dette sker afhænger af det tilknyttede ERP system.
Tillæg har farven blå.
...
Hvis et tillæg kommer som en varelinje kan man også nemt konvertere varelinjen til et tillæg.
...
Hvis du bruger Uncionta kan du se mere hermultiple lines
If an item line is split into multiple lines, but you have only one line on your purchase order, you can select multiple item lines for one purchase order line.
...
It is also possible to match one item line with multiple lines on the purchase order.
Edit item lines
You cannot edit item lines that have already been matched to a purchase order line.
You can quickly edit the invoice's item lines by clicking on Edit Item Lines
...
Editing
It may be necessary to edit an item line if it has been entered incorrectly, for example. When editing is active, you can freely edit all lines that have not been fully matched yet.
...
Creating
You can create a new line by clicking on the plus sign (+).
...
Deletion
When editing is active, you can delete an item line by clicking on the trash can icon next to the item line.
...
Save changes
When you have finished editing, you need to click on Save item lines
...
Show invoice
If you need to add missing lines or edit existing ones while viewing the invoice, you can use the Show Invoice button.
...
Then you can view the entire invoice while making edits and adding item lines.
...
Accept differences
If there is a difference between the invoice's item line and the purchase order, such as in the amount, the line will be highlighted in yellow. It will not be possible to export until all lines match or the difference has been accepted.
If you want to accept the difference, you can click on the purple lightning bolt icon.
...
It will also be possible to "close" the purchase order line in BatchFlow so that we do not attempt to match it with the line again.
...
Expense / Service
| Note |
|---|
Add-ons may function differently depending on whether you are using SAP B1 or Uniconta. |
When an invoice arrives in BatchFlow and is matched, it will attempt to determine whether a line is an item line or an add-on. How this determination occurs depends on the associated ERP system.
Add-ons are indicated with the color blue.
...
If an add-on arrives as an item line, you can also easily convert the item line to an add-on.
...
If you’re using Uncionta you can check out additional information here: /wiki/spaces/BFE/pages/1908179666
Hvis du bruger SAP B1 kan du se mere herIf you’re using SAP B1 you can check out additional information here: /wiki/spaces/BFE/pages/1908179785
Genmatch
Hvis man gerne vil lave hele matchet på ny (fx efter at have rettet i en indkøbsordre eller lavet en varetilgang), kan man trykke på Match knappen øverst til højre for at lave matchet på ny.
...
Bemærk at dette fjerner ALLE manuelle matches og accepterede differencer på fakturaen.
Split af varelinjer
...
Som standard deler den varelinjen i 2 lige store antal, men man kan justere både antal og pris inden man færdiggører splittet.
...
Hvis man også trykker flere varetilgange af, vil den splitte varelinjen ud til at matche med varetilgangene.
...
Man kan stadig tilrette antal og priser inden endeligt split.
...
Efter splittet matcher den linjerne automatisk.
...
Difference
I tilfældet af at ens varelinjes beløb er højere end de varetilgange man forsøger at splitte den ud til skal man selv tilføje differencen til de respektive varelinjer. Beløbet der skal fordeles / differencen kan ses nederst til venstre.
...
Når der er redegjort for det fulde varelinje beløb bliver split knappen åbnet.
Eventuelle differencer skal stadig accepteres som normalt.
Vis original varelinje
Man kan altid se den originale varelinje inden den blev splittet ved at klikke på de 2 pile:
...
Hvis man gerne vil annullere et split skal man først fjerne matchet fra alle de splittede linjer.
Herefter klikke man blot på de 3 prikker ud for varelinjen og klikke Annuller split. Så bliver varelinjerne samlet igen til sin originale varelinje.
...
Sammenlægning
...
Som standard tager den det samlede antal og den gennemsnitlige enhedspris, men man kan rette på antal og stykpris inden endelig sammenlægning.
...
Hvis man også vælger en varetilgang / indkøbsordrelinje ændrer knappen sig til Sammenlæg og Match.
...
I dette tilfælde vil den samle antallet til at matche ens varetilgang og udregne den nye enhedspris og linjetotal.
...
Og til sidst matcher den linjen.
...
Eventuelle differencer skal godkendes som normalt.
Vis sammenlagte linjer
Man kan altid se de originale varelinjer ved at klikke på ikonet på varelinjen.
...
Annuller sammenlægning
Såfremt man gerne vil annullere sammenlægningen fjerner man først matchet fra den sammenlagte linje.
...
Rematch
If you wish to rematch everything (for example, after making changes to a purchase order or adding new inventory), you can click on the "Match" button at the top right to rematch everything.
...
Note that this will remove ALL manual matches and accepted differences on the invoice.
Split item lines
If you receive an item line that is grouped differently than your inventory (for example, a pallet with various items), you can split an item line.
When you select an item line, the Split Item Line button appears.
...
By default, it splits the item line into two equal quantities, but you can adjust both the quantity and price before finalizing the split.
...
If you mark multiple goods receipts, it will split the product line to match the goods receipts.
...
You can still adjust quantities and prices before finalizing the split.
...
After splitting, it automatically matches the lines.
...
Difference
In case the amount of your item line is higher than the inventory receipts you are splitting it into, you need to manually add the difference to the respective item lines. The amount to be distributed / difference can be seen at the bottom left.
...
Once the full item line amount has been accounted for, the split button becomes available. Any differences still need to be accepted as usual.
Show original product line
You can always view the original item line before it was split by clicking on the two arrows.
...
Cancel split
If you want to cancel a split, you first need to remove the match from all the split lines. After that, simply click on the three dots next to the item line and click Cancel Split.
This will consolidate the item lines back into their original item line.
...
Merging
When you have ordered one item, but the supplier has split it up more than your own inventory receipts, you can also merge item lines.
After selecting multiple item lines, the Merge Item Lines button appears.
...
By default, it takes the total quantity and the average unit price, but you can adjust both the quantity and unit price before finalizing the merge.
...
If you also select an inventory receipt / purchase order line, the button changes to Merge and Match
...
In this case, it will consolidate the quantities to match your inventory receipt and calculate the new unit price and line total accordingly.
...
And finally, it matches the line.
...
Any differences need to be approved as usual.
Show merged lines
You can always view the original item lines by clicking on the icon on the item line.
...
Cancel merge
If you want to cancel the merging, first remove the match from the merged line.
Then simply click on the three dots and select Cancel Merge of Item Lines.
...