| Table of Contents | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
|
I denne oversigt vil du kunne finde information og guides til alle de funktioner og knapper man bruger mest i den daglige brug af BatchFlow. Du kan benytte BatchFlow.dk på både PC, MAC, mobil og tablet.
BatchFlow In this overview, you will find information and guides for all the functions and buttons used most frequently in the daily use of BatchFlow. You can use BatchFlow.dk on both PC, MAC, mobile, and tablet devices.
BatchFlow does not have a dedicated Android / iOS app, but on most mobile phones, you can add http://BatchFlow.dk to your home screen, for example by following this Guide.
BatchFlow har ikke en dedikeret Android / iOS app, men på de fleste mobiltelefoner kan man tilføje BatchFlow.dk på hjemmeskærmen, fx ved at følge denne Guide.
Læs mere om hvordan du logger ind her: Log ind og
Read more about how to log in here: Log in and password (web)
Og hvordan du tilgår et selskab her: Selskabsoversigt And how to access a company here: Company Overview (web)
Indbakke
Når du logger ind i på BatchFlow.dk vil du se alle de fakturaer du har til godkendelse lige nu. De fakturaer du ser ligger som udgangspunkt kun i din indbakke, og det er derfor kun dig der kan tage stilling til om de skal godkendes eller afvises. Tryk på en faktura for at få den vist.
...
| Note |
|---|
Hvis du modtager en mail om at du har fakturaer til godkendelse, men ikke kan se nogle fakturaer i din indbakke, har din BatchFlow administrator måske glemt at give dig rettigheder. Kontakt dit bogholderi eller BatchFlow administrator hvis du oplever dette. |
...
Inbox
When you log in to BatchFlow.dk, you will see all the invoices you have pending approval right now. These invoices are initially located only in your inbox, so only you can decide whether to approve or reject them. Click on an invoice to view it.
...
| Note |
|---|
If you receive an email notifying you of invoices for approval but cannot see any invoices in your inbox, your BatchFlow administrator may have forgotten to grant you permissions. Please contact your accounting department or BatchFlow administrator if you experience this issue. |
On each invoice, you can see who has previously approved the invoice and when by hovering over Approvers.
...
You can also view any notes in the same manner.
...
Læs om Søgning og Filtre her: Søgning og Filtre
Arkiv
I fanen arkiv kan du se alle de fakturaer du selv har været med til at godkende, samt status.
...
Du kan søge lige præcis de fakturaer du skal bruge frem ved hjælp af Søgning og Filtre.
Læs mere om dem her: Søgning og Filtre
Godkendelse
Når du trykker på en faktura vil den åbne med selve fakturaen til højre og kontering, samt menupunkter til venstre.
| Tip |
|---|
Du kan trække i den vertikale grå bjælke til venstre for fakturaen for at gøre faktura-billedet større eller mindre |
...
I bunden af menuen til venstre kan du trykke på Godkend knappen for at godkende fakturaen. Fakturaen vil herefter forsvinder fra din indbakke og blive endeligt godkendt eller videresendt til næste godkender.
...
| Note |
|---|
Det er muligt at du får en pop-up med en besked når du godkender såfremt dit firma har opsat at specifikke felter skal være udfyldt inden du må godkende. Det kan fx være at du mangler at kontere bilaget. |
Hvis du gerne vil have at den åbner næste faktura automatisk kan du se hvordan man slår det til her:
https://futurelinkdevelopment.atlassian.net/wiki/spaces/BF/pages/1576861699/Brugerprofil+web#Indstillinger
Afvisning
Hvis du gerne vil afvise fakturaen trykker du på Afvis knappen
...
Når du afviser en faktura skal du som standard udfylde en besked om hvorfor (Minimum 10 karakterer), så dit bogholderi ved hvad der skal ske med fakturaen efterfølgende og ved hvorfor du afviser den.
...
Kontering
I konteringsfanen kan du se konteringen.
Hvis du har rettigheder til det kan du også oprette, redigere og slette kontering.
Du kan læse mere om kontering her: Kontering
Noter
I noter fanen kan du læse noter fra andre brugere og tilføje dine egne noter. Det kan fx være et notat til næste godkender eller til dig selv.
...
Vedhæftninger
I filer fanen kan du tilføje vedhæftninger hvis du fx har et vigtigt dokument, en mail, et excel ark eller ordrebekræftelse der hører til fakturaen.
...
Du kan vælge en fil fra din computer eller et /wiki/spaces/BFE/pages/1905427415 når du vedhæfter en fil.
...
Hvis du klikker på en vedhæftning åbner den automatisk. Du kan også se eventuelle vedhæftninger som ekstra faner på fakturaen.
...
Hovedfelter
I info fanen kan du se stamdata på fakturaen. De er som standard skrivebeskyttede, men hvis dit selskab har åbnet for felterne, vil du kunne rette på felterne som fx fakturanummer, beløb, kreditor og ordrenummer.
Felterne bliver automatisk gemt når du klikker ud af et felt.
...
Historik
...
Flow
Flow er ikke aktiveret som standard. Kontakt Futurelink for at få opsat denne funktionalitet
Hvis aktiveret vil du kunne se en flow-pil når du klikker på den udvidede menu
...
Denne pil vil lade dig videresend en faktura til godkendelse hos en anden bruger eller starte et helt nyt godkendelsesflow. Du vil kunne se en eller flere af disse muligheder afhængig af jeres opsætning i BatchFlow.
...
Manuelt Flow vil starte et nyt godkendelses flow til helt specifikke brugere du vælger i kronologisk rækkefølge. Vælg de brugere du gerne vil sende fakturaen til. Når du har valgt alle de ønskede brugere trykker du på Flow knappen.
Flowprofil giver dig lov til at vælge en af de eksisterende flow skabeloner. Tryk på Flow når du har valgt den ønskede flowprofil.
I Videresend kan du vælge at sende fakturaen til en enkelt anden bruger. Du vælger selv om brugeren godkender på vegne af dig, eller om fakturaen skal retur til dig efter den valgte bruger har godkendt fakturaen.
Print, mail og gem
I den udvidede menu har du også mulighed for at print, maile og gemme den valgte faktura
...
Hvis du klikker på en af knapperne vil du få muligheden for at inkludere diverse data som fx kontering, noter og historik.
Du vælger også om det hele skal lægges sammen til én PDF eller om du vil have felter, vedhæftninger, noter, historik mm. i separate filer, samlet i en .zip mappeSearch and filters (web)
Archive
In the Archive tab, you can view all the invoices you have approved, along with their status.
...
You can search for the exact invoices you need using Search and Filters.
Read more about them here: Search and filters (web)
Approval
When you click on an invoice, it will open with the actual invoice displayed on the right side and accounting details, as well as menu options, on the left side.
| Tip |
|---|
You can drag the vertical gray bar to the left of the invoice to resize the invoice image larger or smaller. |
...
At the bottom of the menu on the left, you can press the Approve button to approve the invoice. After approval, the invoice will disappear from your inbox and be finally approved or forwarded to the next approver.
...
| Note |
|---|
You may receive a pop-up message when approving if your company has set up specific fields that need to be filled out before approval, such as missing accounting details. |
If you want it to automatically open the next invoice, you can find out how to enable that feature here:
User profile (web)
Rejecting
If you want to reject the invoice, press the Reject button.
...
When you reject an invoice, you are required to provide a reason by default (minimum 10 characters). This helps your accounting team understand what needs to happen with the invoice next and why you are rejecting it.
...
Accounting
In the accounting tab, you can see the accounting details.
If you have permissions, you can also create, edit, and delete accounting entries.
You can read more about accounting here: Accounting (web)
Notes
In the notes tab, you can read notes from other users and add your own notes. This could be a note for the next approver or for yourself, for example.
...
Attachments
In the files tab, you can add attachments such as important documents, emails, Excel sheets, or order confirmations related to the invoice.
...
When attaching a file, you can choose a file from your computer or a Travel attachment.
...
Clicking on an attachment will open it automatically. You can also view any attachments as additional tabs on the invoice.
...
Header fields
In the info tab, you can view the master data of the invoice. By default, these fields are read-only, but if your company has enabled them, you can edit fields such as invoice number, amount, creditor, and order number. Changes are automatically saved when you click out of a field.
...
History
In the history tab, you can see all events related to the invoice, such as who edited a field, added accounting details, approved, rejected, etc.
All actions on the invoice are logged in BatchFlow, allowing you to track the invoice in detail from receipt to payment.
Flow
Flow is not enabled by default. Please contact Futurelink to have this functionality set up.
If enabled, you will see a flow arrow when you click on the expanded menu.
...
This arrow will allow you to forward an invoice for approval to another user or start a completely new approval workflow. You will see one or more of these options depending on your setup in BatchFlow.
...
Manual Flow will initiate a new approval workflow to specific users you select in chronological order. Choose the users you want to send the invoice to. Once you have selected all the desired users, press the Flow button.
Flow Profile allows you to select one of the existing flow templates. Press Flow after selecting the desired flow profile.
In Forward you can choose to send the invoice to another user. You can decide whether the user approves on your behalf, or if the invoice should return to you after the selected user has approved it.
Print, mail and save
In the expanded menu, you also have the option to print, email, and save the selected invoice.
...
If you click on any of the buttons, you will have the option to include various data such as accounting details, notes, and history.
You can also choose whether everything should be combined into one PDF file or if you prefer fields, attachments, notes, history, etc., in separate files, all packaged in a .zip folder.
...